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Aufbewahrung von Unterweisungsdokumenten

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Aufbewahrung von Unterweisungsdokumenten
Welcher Zeitraum ist zu empfehlen? (Bildquelle: wip-studiolublin/iStock/Getty Images)

Frage aus der Praxis

Wie lange müssen Unterweisungsnachweise aufbewahrt werden?

Zu den Pflichten einer verantwortlichen Elektrofachkraft (VEFK) gehört auch die Durchführung von Unterweisungen. Doch wie lange sollen die Unterlagen, die im Rahmen der Unterweisung als Nachweis erzeugt wurden, aufgehoben werden?

Antwort des Experten

Dipl.-Wirtsch.-Ing. (FH) Markus Klar, LL.M.

Die meisten verantwortlichen Elektrofachkräfte, die einen elektrotechnischen Betriebsteil zu leiten haben, sind früher oder später mit der Pflicht und Notwendigkeit, Unterweisungen durchzuführen, konfrontiert. Die verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) ist, sofern schriftlich bestellt, eine verantwortliche Person nach § 13 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). Sie muss dann den im zweiten Abschnitt des Arbeitsschutzgesetzes festgelegten Pflichten, zu denen auch das Durchführen von Unterweisungen zählt, nachkommen.

An vielen Stellen des staatlichen und berufsgenossenschaftlichen Arbeitsschutzrechts wird die Pflicht zur Unterweisung dem Arbeitgeber bzw. Unternehmer oder dessen verantwortlichen Personen aufgegeben. Jedoch schweigen sich alle Rechtsgrundlagen bis auf die Gefahrstoffverordnung über eine Aufbewahrung der Nachweise aus. Da die Unterweisungen regelmäßig (§ 12 Abs. 1 ArbSchG), mindestens jedoch jährlich (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“) durchzuführen sind, reicht es theoretisch aus, die Nachweise bis zur jeweils nächsten erfolgten Unterweisung aufzubewahren.

Die einzige Schrift im Regelwerk, die sich mit der Aufbewahrungsfrist von Unterweisungsnachweisen befasst, ist die DGUV Information 211-005 „Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes“ (früher BGI 527). Hier wird unter Kapitel 10 mit Verweis auf die Gefahrstoffverordnung empfohlen, auch die sonstigen Unterweisungsnachweise zwei Jahre aufzubewahren.

Da der Unterweisungsnachweis nur als Nachweisdokument Bedeutung hat und im Ernstfall dem Arbeitgeber oder dem sonst zur Unterweisung Verpflichteten die entsprechende Exkulpation (Entlastung) vom Vorwurf, die Unterweisungspflichten vernachlässigt zu haben, verschaffen soll und bei gebotener Qualität auch kann, würde ich sogar noch einen Schritt weitergehen und in Anlehnung an die gesetzliche Verjährung aus dem Zivilrecht drei Jahre empfehlen. Hierdurch kann nämlich dann auch eine nachhaltige und ordentliche Organisation der Unterweisung nachgewiesen werden. Auch fangen wir hiermit die Höchstfrist der ordnungswidrigskeitsrechtlichen Verjährung (§ 31 Abs. 2 OWiG), die für Bußgelder nach § 25 des Arbeitsschutzgesetzes gilt, auch ein.

Die sozialrechtliche Verjährung aus dem SGB I, die auch für Ansprüche aus dem SGB VII gelten dürfte, beträgt vier Jahre. In diesem Zeitraum könnte mit Forderungen des Unfallversicherungsträgers zum Beispiel wegen Regress aufgrund grober Fahrlässigkeit gerechnet werden. Will man gar die strafrechtliche Verfolgungsverjährung (§ 78 StGB) einbeziehen, dann müssten die Unterlagen in Ansehung der in Rede stehenden §§ 222 und 229 StGB fünf Jahre aufbewahrt werden.

Letztlich muss, da es keine Vorschriften gibt und alle Aussagen bis auf die aus der Gefahrstoffverordnung nur Empfehlungscharakter haben, selbst entschieden werden, wie lange die Nachweise aufbewahrt werden, wobei die oben erwähnten Hinweise in Betracht genommen werden sollten:

1 Jahr → mindestens

2 Jahre → sinnvoll und in Anlehnung an die Gefahrstoffverordnung

3 Jahre → empfehlenswert und in Anbetracht der üblichen zivilrechtlichen Verjährung als Nachweis einer nachhaltigen Organisation sowie OWiG-Verjährung

4 Jahre → löblich und zur Abwehr sozialrechtlicher Forderungen

5 Jahre → vorsorglich

Ich tendiere zu drei Jahren, da sich sozialrechtliche Forderungen und strafrechtliche Verfahren meist bereits früher abzeichnen werden und die mit diesen im Zusammenhang stehenden Unterlagen dann im Einzelfall präventiv länger aufgehoben werden können. Im Hinblick der oben genannten Rechtsquellen ist letztlich eine generelle Festlegung im Unternehmen zum Beispiel im Rahmen des integrierten Managementsystems sicherlich sehr sinnvoll.

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