Kompetenzen für die Elektrofachkraft: Planungsfähigkeit

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Planungsfähigkeit gehört zu den Methodenkompetenzen.
Planungsfähigkeit gehört zu den Methodenkompetenzen. (Bildquelle: Feodora Chiosea/iStock/Getty Images Plus)

Das Zusammenspiel von künstlicher Intelligenz und Robotik verändert die Arbeitswelt mit ihren Organisationsformen und Strukturen. Vernetzte Produktionstechnologien übernehmen immer mehr Aufgaben, die früher nur der Mensch erledigen konnte. Damit wandeln sich auch die Kompetenz- und Qualifikationsanforderungen der Mitarbeiter. Matthias Nienhaus, Professor für Antriebstechnik an der Universität Saarland, prognostiziert, dass zukünftig kein Maschinenbauer nur noch an der Werkbank arbeiten wird. Jeder muss sich mit Computersystemen auskennen und Daten interpretieren können (Gamillscheg 2017). Doch es ist nicht nur der fachkundige Umgang mit Informatik gefordert. Die Digitalisierung unserer Arbeitswelt hat auch weitreichende Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und die Organisations- und Kommunikationsstrukturen im Unternehmen.

Auch für Sie als Techniker, Meister oder Ingenieur der Elektrotechnik verändern sich das Arbeitsumfeld, die Arbeitsprozesse und -aufgaben massiv. Unabhängig davon, ob Sie in der Instandhaltung oder in der Entwicklung, Konstruktion oder dem Betriebsmittelbau arbeiten, sind heute neben neuem Fachwissen auch sogenannte „weiche Kompetenzen“ wichtig. Hierzu gehören insbesondere Methoden- und Sozialkompetenzen.

Was ist Planungsfähigkeit?

Planungsfähigkeit gehört zu den Methodenkompetenzen. Sie ist in der Zusammenarbeit mit Kunden wichtig, um abzusichern, dass wir Kundenaufträge zeitnah und pünktlich ausführen. Indem wir planen, strukturieren wir unser Handeln und steigern damit auch unser Leistungsvermögen und die Fähigkeit, Probleme besser bewältigen zu können. Menschen mit einem hohen Planungsvermögen nehmen geistig den richtigen Weg vorweg, der für die Erledigung einer Aufgabe oder die Erreichung eines konkreten Ziels sinnvoll ist. Das bedeutet, Termine und Arbeitsabläufe so zu planen und zu strukturieren, dass die eigene Arbeitskraft und die zur Verfügung stehenden Betriebsmittel effizient und effektiv eingesetzt werden. Dies erfordert eine sorgfältige und zielorientierte Herangehensweise und das Setzen von Prioritäten. Hierfür müssen wir beurteilen und entscheiden können, was wichtig und was eher unwichtig ist.

Für eine effiziente Planung bzw. deren Umsetzung benötigen wir nicht nur Kapazität zur Informationsverarbeitung, sondern auch eine zielgerichtete Beharrlichkeit, d.h. die Fähigkeit, ein Ziel bis zur Erreichung zu verfolgen oder an einer Aufgabe bis zur Fertigstellung zu arbeiten.

Operative und strategische Planung

Bei Planung unterscheiden wir generell zwischen operativer und strategischer Planung. Unter strategischer Planung verstehen wir die Unternehmensplanung, die mit dem Ziel durchgeführt wird, eine dauerhafte, erfolgreiche Unternehmensentwicklung zu gestalten und den langfristigen Erfolg eines Unternehmens abzusichern. Hierfür gilt es, das Unternehmen günstig im Markt zu positionieren, Erfolgspotenziale zu nutzen und auszuschöpfen sowie die richtigen Schritte in der Umsetzung durch entsprechende Aktionen und die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen anzustoßen. Diese Planung gehört zum strategischen Management und ist nicht Gegenstand unserer Ausführungen.

Wir beziehen uns hier auf die operative Planung von Arbeitsaufgaben oder Projekten. Im Rahmen von Industrie 4.0 und der Digitalisierung unserer Arbeit ist die Komplexität dieser Planung aufgrund der vielfältigen Verfügbarkeit von Daten und Informationen und der enormen Beschleunigung betrieblicher Entscheidungs- und Arbeitsprozesse deutlich gestiegen. Planungen sind heute mehrdimensional und müssen viele Einflussfaktoren berücksichtigen. So umfasst die Produktionsplanung die Steuerung von Fertigungsaufträgen, Kapazitäten, Terminen, Mitarbeitern, Maschinen, Rohstoffen, Kosten, Maschinenstillständen, Rüstzeiten, Transport- und Liegezeiten, Hilfsmitteln etc. Diese Komplexität ist manuell kaum noch zu bewältigen, und so setzen die meisten Unternehmen für die Planung logistischer Abläufe und deren Verwaltung entsprechende Softwareprogramme ein. Diese Programme entlasten unsere Arbeit, entbinden uns aber nicht von einer sinnvollen Arbeitsplanung und -organisation.

Wie wird Planungsfähigkeit erfasst?

Die Kompetenz „Planungsfähigkeit“ ist auf vier Ebenen beschrieben. Verhaltensanker für jede Ebene ermöglichen es, die jeweilige Ausprägung zu erfassen.

Vom Einsteiger zum Experten

Skalierung der Kompetenz „Planungsfähigkeit"
Skalierung der Kompetenz „Planungsfähigkeit"

Wie wird Planungsfähigkeit entwickelt?

Wie auch jede andere kognitive Fähigkeit kann Planungsfähigkeit gelernt, trainiert und verbessert werden. Planen wird von den sogenannten Exekutivfunktionen gesteuert. Dies sind „geistige Funktionen, mit denen Menschen, aber auch andere höher entwickelte Lebewesen ihr eigenes Verhalten unter Berücksichtigung der Bedingungen ihrer Umwelt steuern“. (Stangl 2019) Sie sind von besonderer Bedeutung, wenn wir an neue und komplexe Aufgaben herangehen. Zu ihnen gehören die „Reaktionshemmung, also die Fähigkeit, andere Reize auszublenden und dann nur eine Aufgabe fokussiert auszuführen, das Arbeitsgedächtnis, das für das Speichern, Sortieren und Bearbeiten von neuen Erfahrungen und Kenntnissen verantwortlich ist, und die flexible Aufmerksamkeitssteuerung, also die Fähigkeit, abwechselnd verschiedene Aspekte einer Aufgabe zu bearbeiten und zu beachten“. (Stangl 2019)

Durch zielgerichtetes Gehirnjogging können Sie Ihre kognitiven Leistungen steigern. Im Internet finden Sie interaktive Übungen für den PC oder als App für das Handy, mit denen Sie Ihr Arbeitsgedächtnis, Ihre Konzentrationsfähigkeit, das logische Denken sowie die Informationsverarbeitung trainieren können.

Wie bei vielen anderen Methodenkompetenzen stehen uns aber auch zahlreiche Hilfsmittel und Techniken zur Verfügung, um unsere Planungsfähigkeit zu stärken. Zu den wichtigsten gehören die ABC-Analyse und die Eisenhower-Matrix. Mithilfe dieser Methoden kann man dringende von weniger dringenden Aufgaben und wichtige von weniger wichtigen Aufgaben unterscheiden und klassifizieren.

Die ABC-Analyse basiert auf dem Pareto-Prinzip (Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto, 1848–1923). Das Pareto-Prinzip, auch 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Einsatzes erzielt werden. Es geht also darum zu identifizieren, auf welche 20 % der Aktivitäten Sie sich konzentrieren müssen, um die größtmögliche Wirkung zu erreichen. In der ABC-Analyse unterscheiden wir drei verschiedene Kategorien:

  • A = sehr wichtig oder dringend
  • B = wichtig oder dringend
  • C = weniger wichtig oder dringend

Die ABC-Analyse ist ein Werkzeug, um Prioritäten zu bilden. Indem Sie Kunden oder Produkte in die Kategorien A, B und C einteilen, können Sie erkennen, wo sich gezielte Maßnahmen lohnen und wo der höchste Nutzen entsteht. In der Literatur und im Internet finden Sie zahlreiche Anleitungen, Beispiele und sogar Excel-Tools zur Nutzung dieser Methode.

Der ehemalige US-Präsident Eisenhower schuf ein klassisches, aber heute immer noch gültiges Modell, um Arbeitsbelastungen zu priorisieren. Die anstehenden Aufgaben werden hierfür in vier Kategorien eingeteilt:

Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix
  • A: Diese Aufgaben sind wichtig und dringend, d.h., Sie sollten sie möglichst innerhalb der nächsten 24 Stunden persönlich erledigen.
  • B: Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht so dringend, d.h., auch diese Aufgaben sollten Sie selbst bearbeiten. Sie können die Erledigung aber für einen späteren Zeitpunkt einplanen, der jedoch fest terminiert sein sollte.
  • C: Diese Aufgaben sind dringend, aber nicht so wichtig. Wenn möglich, sollten Sie diese Aufgaben an einen Kollegen oder Mitarbeiter delegieren, der sich sofort darum kümmern kann. Wenn dies nicht möglich ist, sollten Sie diese nach den Aufgaben von A erledigen.
  • D: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, sollten nach Möglichkeit nicht bearbeitet werden. Hierfür gibt es die wunderbare Ablage Papierkorb oder Archiv.

Um den Umgang mit der Eisenhower-Matrix zu trainieren und entsprechende Aufgabenlisten zu erstellen, bietet sich die Postkorbübung an, die häufig in Assessment-Centern bei Einstellungsverfahren eingesetzt wird, um die Planungsfähigkeit und Belastbarkeit von Bewerbern zu testen. In der Literaturliste finden Sie einige Links, um Postkorbübungen herunterzuladen und zu bearbeiten. Vielleicht können Sie sich für die Übungen mit einem Kollegen zusammenschließen.

Ihre Aufgabenplanung erstellen Sie am besten mit der ALPEN-Methode von Lothar J. Seiwert. Sie bietet eine gute Systematik, um Aufgaben und Termine realistisch zu planen. Das Akronym ALPEN steht für folgende Bearbeitungsschritte:

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Dabei ist es besonders wichtig, ausreichend Pufferzeiten einzuplanen. Abhängig von Ihrer Arbeitssituation sollten Sie nicht mehr als 60 bis 80 % Ihrer Arbeitszeit verplanen, da erfahrungsgemäß immer etwas Unvorhergesehenes vorfällt, das Zeit kostet. Klassische Zeitfresser sind: Der Chef hat einen Sonderauftrag, ein Kunde kommt unerwartet vorbei, eine Maschine fällt aus, das Internet funktioniert nicht etc.

„Gut vorbedacht – schon halb gemacht.“

Volksmund

Literatur

  • Bundesministerium des Innern (2017). ABC-Analyse. www.orghandbuch.de/ohb/de/organisationshandbuch/6_methodentechniken/63_analysetechniken/631_abc-analyse/abc-analyse-node.html
  • Gamillscheg, M. (2017): Industrie 4.0 Wo ist der Haken? ZEIT Campus Magazin 6/17
  • Postkorbübung: https://gerne-anders.de/media/Postkorb.pdf
  • Postkorbübung: Karrierebibel. https://karrierebibel.de/postkorbuebung/
  • Postkorbübung: RWE AG. www.rwe.com/web/cms/de/1649450/rwe/karriere/bewerberakademie/bewerbungstipps/assessment-center/
  • Stangl, W.: Stichwort: „Exekutivfunktionen“. Online Lexikon für Psychologie und Pädagogik. 2019
  • Wikipedia: ABC-Analyse. https://de.wikipedia.org/wiki/ABC-Analyse
  • Wikipedia: Eisenhower-Prinzip. https://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip
  • Autorin:

    Yvonne Salazar, M.A.

    Educational Consultant

    Yvonne Salazar ist international als Beraterin im Bereich Berufsbildung tätig. Ihre Arbeitsschwer­punkte sind die Einführung von Kompetenzmanagement, die Entwicklung und Anpassung von Berufs­profilen, die Qualifizierung von Lehrkräften in lernerzentrierten, interaktiven Lernmethoden sowie die Weiterentwicklung und Zertifizierung von Berufsbildungszentren.

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