Aufbewahrung von Prüfprotokollen: Unternehmerpflicht oder Dienstleistersache?

In vielen Unternehmen übernehmen externe Elektrofachbetriebe die Installation und Prüfung elektrischer Anlagen. Doch wer ist eigentlich verantwortlich für die Aufbewahrung der Prüfprotokolle? Reicht es, wenn der Dienstleister die Dokumentation verwaltet – oder muss der Unternehmer selbst dafür sorgen, dass die Unterlagen jederzeit verfügbar sind? Unser Experte klärt auf, welche rechtlichen Vorgaben gelten, welche Risiken bei ausgelagerter Archivierung bestehen und wie Sie sich organisatorisch absichern können.

Frage aus der Praxis

Wie in vielen Unternehmen üblich, werden Arbeiten an der Elektroinstallation durch externe Dienstleister, im Normalfall vom lokalen Elektro-Handwerksbetrieb, durchgeführt. Nach Änderungen oder nach Neuinstallationen müssen entsprechende Prüfungen durchgeführt werden. Muss der Unternehmer die Prüfprotokolle aus den Prüfungen vorliegen haben oder wäre es ausreichend, wenn man bei der Wahrnehmung der Auswahlpflicht einen geeigneten und eingetragenen Handwerksbetrieb beauftragt, sodass man darauf bauen kann, dass dieser bei der Durchführung der Arbeiten und Prüfungen fachgerecht vorgeht? Wäre es auch akzeptabel, dass die Prüfdokumentation beim Dienstleister liegt und bei Bedarf angefordert werden kann, oder ist eine Aufbewahrung der Prüfdokumentation beim Unternehmer selbst unumgänglich?

Antwort des Experten

Gewöhnlich besteht ein Interesse daran, zu erfahren, ob man einen Anspruch darauf hat, eine bestimmte Elektrodokumentation ausgehändigt zu bekommen. Es ist allerdings nicht verboten, die Prüfdokumentation bei einem externen Dienstleister zu belassen. Zwar sieht Kap. 6.4.4.4 der DIN VDE 0100-600 vor, den Prüfbericht dem Auftraggeber zu übergeben, dies kann aber zivilrechtlich durchaus anders geregelt werden.

Allerdings ist der Anlagenbetreiber in der Pflicht, den Zugriff auf die Prüfberichte so zu regeln, dass sie ohne größeren Aufwand und Zeitverzug eingesehen werden können. Das ist beispielsweise für Unfalluntersuchungen oder behördliche Kontrollen der Fall. Für den Anlagenbetreiber ist es von Nachteil, wenn er die Unterlagen nicht vorlegen kann.

Ein Organisationsverschulden kann vorliegen, wenn im Falle einer Unfalluntersuchung die Prüfberichte nicht eingesehen werden können, weil sie beim Dienstleister verloren gegangen oder anderweitig unauffindbar sind.

Auch muss man beim Auslagern von Unterlagen immer im Blick haben, dass die Stelle, die die Unterlagen für einen aufbewahrt, in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten kann und dann nicht mehr in der Lage ist, die Unterlagen aufzubewahren. Hier wird die Frage zu klären sein, was im Falle einer Insolvenz des Dienstleisters mit den Dokumenten geschieht und ob und wie diese noch einsehbar sein werden. Auch die langfristige Archivierung kann bei Dienstleistern, die darauf nicht spezialisiert sind, Probleme bereiten. Es kommt also bei der Aufbewahrung von Unterlagen außerhalb des eigenen Einflussbereichs darauf an, den dauerhaften Zugriff vertraglich so zu regeln, dass dieser ohne Nachteile möglich ist. Man sollte sich auch davon überzeugen, dass der Dienstleiter technisch in der Lage ist, die Archivierung sicher vorzunehmen (z.B. Dokumentenmanagementsystem). Eine Versicherung gegen Verlust oder Zerstörung der Dokumente sollte beim Dienstleister nachweisbar sein.

In verschiedenen Fällen wird die Kenntnisnahme verschiedener Berichte durch eine Signatur erforderlich sein. Auch dieser Vorgang und die sich daraus eventuell ergebenden Folgemaßnahmen sind sicherzustellen.