Wissensmanagement erfordert intensive betriebliche Vorarbeiten

Es gibt zahlreiche kleine und große IT-Lösungen zur Realisierung eines betrieblichen Informations- und Wissensmanagement-Systems. Damit die Software das gewünschte Output bereitstellen kann, benötigen IT-Spezialisten im Vorfeld das fachliche Input der Experten, sprich: das interne Wissen aller involvierten Elektrofachkräfte.

Benötigt werden Informationen unter anderem zu den Betriebsabläufen, organisatorischen Vorgaben, Kostenstrukturen, Kundenanforderungen sowie zur Prüfung und Qualitätssicherung der angebotenen Leistungen. Gefordert ist ein Lastenheft, welches die firmenspezifischen Anforderungen schriftlich fixiert.

Informationsbereitstellung: "So viel wie nötig, so wenig wie möglich"

Das betriebliche Rechnungswesen interessiert sich nicht für Datenblätter. Daraus folgt, dass zunächst festgelegt werden muss, welche Benutzergruppen zukünftig Zugriff auf das Informations- und Wissensmanagement-System haben sollen und welche Informationen konkret an deren Arbeitsplatz benötigt werden. Eine grob allgemeingültige, beliebig in Tiefe und Breite erweiterbare Einteilung der Benutzerkreise für die Branche Elektrotechnik, die sich an den ausgeführten Arbeitsprozessen und dem daraus resultierenden Informationsbedarf orientiert, könnte in einem mittelständischen Betrieb beispielsweise so aussehen

• Materialbeschaffung /Lagerhaltung
• Montage/Installation
• Messung/Prüfung vor Ort und hausintern
• Qualitätssicherung

Zusätzlich sind interne Schnittstellen, beispielsweise zur Buchhaltung und zum Vertrieb sowie externe Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden zu überdenken.

Informationsaufbereitung: Damit Information zu Wissen wird

Eine Information wird nur dann zu praxistauglichem Wissen, wenn sie den "richtigen" Mitarbeiter zum "richtigen" Zeitpunkt in der "richtigen" Dosierung - sprich Aufbereitung - erreicht.

Elektroanlagenmonteure, Systemelektroniker sowie Fachkräfte aus verwandten Berufen benötigen unterschiedlich verdichtete Informationen in Abhängigkeit von ihrem Einsatzbereich - beispielsweise in der Funktion als Qualitätssicherungsbeauftragte. Kommt zusätzlich ein Betriebswirt aus dem Vertrieb ins Spiel und benötigt auf der Stelle spezifische Informationen für eine repräsentative Hochglanzbroschüre, so spiegelt der benötigte Suchaufwand die Güte des firmenspezifischen Wissensmanagements treffsicher wieder.

Strategische Fragestellungen bestimmen operative Maßnahmen

Die Implementierung eines betrieblichen Wissensmanagement-Systems erfordert vorrangig die firmeninterne Auseinandersetzung mit den Themenkreisen

Dokumentationswürdigkeit: Welche Daten sollen erfasst werden (doppelte Datenhaltung vermeiden)?
Berichtswege: Wer liefert welche Daten zu welchem Zeitpunkt in welcher Form an wen (Bringschuld)?
Formularwesen: Welche Arbeitsprozesse lassen sich über standardisierte Formulare leichter abwickeln?

Prüfprotokolle, Gefährdungsbeurteilungen und Arbeitsanweisungen schneller finden

Die Koordination zur Klärung aller relevanten Sachverhalte sowie der Abgleich der Informationen für das Lastenheft sind arbeitsintensiv und erfordern hohes Engagement. Lässt sich kein Mitarbeiterpotential aus den eigenen Reihen für diese Aufgaben freisetzen, so können Unternehmensberater effektiv unterstützen. Wenn die Mitarbeiter zukünftig spürbar ohne Umwege exakt die Informationen finden, welche sie im laufenden Tagesgeschäft benötigen, so sind eine nachhaltig verbesserte Arbeitszufriedenheit und eine schnellere Abwicklung einzelner Arbeitsprozesse der Lohn für den Sonderaufwand "Lastenheft".