Wer schreibt, der bleibt – dokumentieren Sie rechtssicher!

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Rechtssicher dokumentieren
Mit ihrer Unterschrift bestätigen die Mitarbeiter die Teilnahme an Unterweisungen. (Bildquelle: anyaberkut/iStock/Thinkstock)

Die Folgen von Arbeitsunfällen, wie der Sachschaden an elektrischen Betriebsmitteln oder die Verletzung von Personen, sind den meisten Elektrofachkräften bekannt. Aber mit den juristischen Folgen kennt sich kaum jemand aus. Nach jedem Unfall wird die Frage nach der Ursache geklärt und ob es zu irgendwelchen Versäumnissen oder fehlerhaftem Verhalten kam.

Dazu ein Beispiel: Wenn ein Arbeitsunfall auf eine fehlende Unterweisung eines Mitarbeiters zurückzuführen ist, liegt ein Versäumnis auf der Seite des Vorgesetzten dieses Mitarbeiters vor, da der Vorgesetzte die Pflicht hat, sein Personal regelmäßig zu schulen. In nahezu allen Fällen werden Unterweisungspflichten im hektischen Arbeitsalltag einfach vergessen, ein Vorsatz liegt fast nie vor. Trotzdem kann eine Geldbuße gegen den Vorgesetzten erteilt werden.

Wie kann man aber nachweisen, dass rechtssicher gehandelt wurde? In dem gezeigten Beispiel wäre dann die Frage zu beantworten: Wie kann der Vorgesetzte nachweisen, dass sein Team unterwiesen wurde?

Die Antwort ist sehr simpel: Durch eine entsprechende Unterschrift bestätigt jeder Mitarbeiter, dass die Schulung zu einem bestimmten Datum und Inhalt stattgefunden hat. Dieser Beleg wird entsprechend aufbewahrt und archiviert, um im Fall der Fälle seine Pflicht beweisen zu können.

Beispiele für Ihre Dokumentation

Im Allgemeinen soll nach dem Motto gehandelt werden: Wer schreibt, der bleibt! Das heißt, fast jeder Vorgang sollte dokumentiert werden. Dazu einige Beispiele für Ihre Dokumentation:

  • Dokumentieren Sie die regelmäßige Prüfung elektrischer Betriebsmittel anhand von Mess- bzw. Prüfprotokollen.
  • Halten Sie die Teilnahme an Unterweisungen schriftlich fest.
  • Weisen Sie die Qualifikationen des eigenen und externen Personals schriftlich nach.
  • Die Berufung zu einer bestimmten Tätigkeit oder einer bestimmten Rolle bzw. Position wie „elektrotechnisch unterwiesene Person“ oder „verantwortliche Elektrofachkraft“ sollte ebenfalls dokumentiert werden.
  • Gefährdungsbeurteilungen von Arbeitsplätzen haben schriftlich zu erfolgen.
  • Halten Sie auch die Organisation und den Ablauf von Prozessen schriftlich fest.
  • Dokumentieren Sie die Übergabe von kompletten Anlagen oder Teilanlagen.

Jede EFK und EuP sollte dokumentieren

Dokumentation schafft Rechtssicherheit
Dokumentation schafft Rechtssicherheit in schwierigen Situationen (Bildquelle: RGtimeline/iStock/Thinkstock)

Jeder Unternehmer bzw. Betreiber und jede Person, die Personal- und/oder unternehmerische Verantwortung im elektrotechnischen Bereich übernimmt, sollte Dokumentation betreiben, d.h. auch Elektrofachkräfte und elektrotechnisch unterwiesene Personen.

Hier ist beispielhaft die verantwortliche Elektrofachkraft (kurz: VEFK) zu nennen, die ihre Wurzeln in der Norm DIN VDE 1000-10 „Anforderungen an die im Bereich der Elektrotechnik tätigen Personen“ hat. Die verantwortliche Elektrofachkraft übernimmt die Leitung und die Verantwortung für den Anlagenteil, der ihr übertragen wird.

Dabei notiert die verantwortliche Elektrofachkraft beispielsweise in einem Verzeichnis, welche Mitarbeiter die Schließgewalt für welche Anlagenteile haben oder welche persönliche Arbeitsschutzausstattung an elektrotechnisch unterwiesene Personen ausgegeben wurde. Der Dokumentationsklassiker für die verantwortliche Elektrofachkraft ist natürlich eine Tabelle, die den aktuellen Unterweisungsstand jedes Teammitglieds aufzeigt.

Für die normale Elektrofachkraft im betrieblichen und handwerklichen Alltag entfällt diese zeitraubende Tätigkeit fast komplett. Nur die Teilnahmebescheinigung an Schulungen bzw. Unterweisungen sollte sie abheften.

Dokumentation: analog oder digital?

Die Art und Weise, wie die verantwortliche Elektrofachkraft und andere zu dokumentieren haben, bleibt ihnen überlassen, denn die Antwort auf diese Frage ist nicht festgelegt. In der heutigen digitalisierten Welt bietet die Dokumentation durch Hard- und Software viele Vorteile gegenüber der analogen Papierwelt, wie eine einfache Strukturierung oder auch der papierlose Schreibtisch.

Die einfachste Form ist sicherlich jedes Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramm. Etwas eleganter und wahrscheinlich effizienter ist ein datenbankgestütztes Programm, das alle Dokumente verwaltet. Selbst namhafte Messgerätehersteller bieten zu ihren Produkten geeignete Schnittstellen und Software an.

Die Daten müssen immer verfügbar sein

Trotz aller Vorteile muss aber darauf hingewiesen werden, dass die Daten zu jeder Zeit eine hohe Verfügbarkeit haben sollten. Daher ist auf eine entsprechende Stromversorgung der Hardware zu achten, z.B. durch eine Redundanz in elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln, die die Server versorgen. Auch sollten Datenbestände durch Backups einfach wiederherzustellen sein, falls es zu einem Datencrash kommt.

Dokumentation bringt Rechtssicherheit und Professionalität

Die richtige und rechtssichere Dokumentation bedeutet natürlich einen erheblichen Mehraufwand. Aber den lückenlosen Nachweis im Ernstfall führen zu können bzw. unter Umständen führen zu müssen, ist nicht nur ein juristischer Vorteil. Es trägt zu einer professionellen Arbeitsweise und einer erhöhten Betriebssicherheit bei. Dafür ist jedoch die Voraussetzung, dass dieses Vorgehen im Unternehmen gelebt wird.

  • Autor:

    Dipl.-Ing. Patrick Stepke, M.Sc.

    Entwicklungsingenieur Industrielle Messtechnik, Dozent für Elektrotechnik

    Stepke, Patrick

    Seit 2008 ist Patrick Stepke als Entwicklungsingenieur für industrielle Messtechnik in einem mittelständischen Technologieunternehmen tätig. Außerdem ist er seit 2011 Lehrbeauftragter und Dozent u.a. für Elektrotechnik, Gebäudeautomation, elektrische Installationstechnik.

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