Kompetenzen für die Elektrofachkraft: Prozessoptimierung

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Prozessoptimierung bedeutet, die Effizienz bereits bestehender Prozesse zu steigern.
Prozessoptimierung bedeutet, die Effizienz bereits bestehender Prozesse zu steigern. (Bildquelle: Feodora Chiosea/iStock/Getty Images Plus)

Bei der Einführung von Innovationen geht es nicht um die großen Erfindungen, sondern es ist der Weg der kleinen Schritte, der Rekombination von vorhandenen Ressourcen sowie der Optimierung bestehender Produkte und Prozesse. Der Prozessoptimierung kommt in diesem Zusammenhang ein besonderes Gewicht zu, da sich durch die Verbesserung von Prozessen unmittelbar Unternehmensgewinne dank der Reduzierung von Kosten und Durchlaufzeiten erzielen lassen.

Heutzutage werden überwiegend Produktions- sowie Vertriebs- und Logistikprozesse optimiert. Hierfür können harte Zahlen, Daten und Fakten erfasst sowie Key Performance Indicators (KPI) gebildet werden. Überall, wo keine oder nur in geringem Umfang wiederholbare Prozesse vorliegen, ist das schwierig. Bereiche, z.B. in der Forschung und Entwicklung, in denen vor allem Wissensarbeiter tätig sind, werden nur selten prozesstechnisch erfasst und einer Prozessoptimierung unterworfen. Diese Prozesse sind wenig repetitiv und deshalb schlecht durch eine Software abbildbar. Dabei ist gerade die Produktivität von Wissensarbeitern vielfach von entscheidender Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Wirtschaft. Führende Technologieunternehmen setzen hier an. „Oft sind es einfache Maßnahmen, die ein besseres Klima und dadurch nicht nur höhere Effizienz erzielen, sondern auch die dringend benötigte Innovationskraft stärken.“ (Roeder, 2018)

Nudge Management

Basierend auf der Forschung von Richard H. Thaler, US-amerikanischer Wirtschaftsnobelpreisträger und einer der weltweit führenden Verhaltensökonomen, setzen Unternehmen vermehrt auf Nudge Management. Dabei handelt es sich um einen Managementansatz, bei dem Erkenntnisse aus der Verhaltenswissenschaft genutzt werden. Der Begriff „Nudge“ stammt aus dem Englischen und bedeutet „Stups“ oder „Schubs“. Thaler und sein Kollege Sunstein verwendeten diesen Begriff erstmals 2008. Sie beschrieben damit die Beeinflussung menschlichen Handelns ohne den Gebrauch von Verboten, Geboten oder Regeln. Während Regeln menschliches Verhalten über bewusste Denkprozesse (z.B. „Ich darf das nicht“) steuern, setzen Nudges auf unbewusste Prozesse. Anstatt der Vorschrift „Essen Sie jeden Tag ein Stück Obst“ kann man z.B. einen Obstkorb in Reichweite der Mitarbeiter platzieren, um gesundes Essverhalten zu fördern (Böning Consult, 2019).

Mit Nudge Management werden organisatorische Kontexte so gestaltet, dass schnelles Denken und unbewusstes Verhalten der Mitarbeiter im Einklang mit den Zielen der Organisation optimiert werden. „Im Gegensatz zu klassischen Optimierungsansätzen aus dem Industriezeitalter wie Business Process Reengineering oder Lean Management werden bei Nudge Management keine neuen Richtlinien oder Standards definiert. Die Rahmenbedingungen erleichtern es den Mitarbeitern lediglich, sich so zu verhalten, wie es ihr Verstand ihnen meist ohnehin sagt.“ (Freibichler, 2017)

Drei Arten von „Anstupsen“ lassen sich unterscheiden: digitale, physische und soziale Anstöße

Digitale Nudges regen an, wenn Mitarbeiter ihre Computer oder Smartphones nutzen. So können z.B. durch „defaults“ im Kalenderprogramm Besprechungen automatisch mit maximal einer Dreiviertelstunde angesetzt werden. Sie werden dadurch kurz gehalten, was Zeitersparnis bedeutet und sie effizienter gestaltet, weil erwiesen ist, dass nach 45 Minuten die Konzentrationsfähigkeit drastisch sinkt. Die Voreinstellung für doppelseitiges Drucken führt zur Einsparung von Druckerpapier und Druckkosten.

Physische Nudges betreffen das Arbeitsumfeld, in dem gearbeitet wird. So können runde Tische und ein informelles Ambiente die Qualität von Besprechungen verbessern. Da Bewegung und frische Luft die Kreativität steigern, können Arbeitsspaziergänge gefördert werden, indem das „Walking Meeting“ im Kalenderprogramm als Besprechungsraum vom System vorgeschlagen wird. Attraktive Cafeterias fördern die Kommunikation und Weitergabe von Informationen und Wissen.

Soziale Nudges beziehen sich auf das Miteinander der Mitarbeiter und ihre Interaktionen. Wenn Menschen bekannt geben, was sie planen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihr Vorhaben auch umsetzen. Deshalb sollten beabsichtigte und in Bearbeitung befindliche Aufgaben eines Teams für alle sichtbar platziert werden.

Inzwischen nutzen auch Regierungen den Ansatz beispielsweise zur Verbesserung der Altersvorsorge und des Gesundheitswesens in ihren Ländern. In diesem Zusammenhang wird der Ansatz auch als „libertärer Paternalismus“ verstanden und kritisiert. Die Betroffenen werden jedoch nicht gezwungen, sich anders zu verhalten, sondern behalten ihre Entscheidungsfreiheit. Durch geänderte Rahmenbedingungen wird kluges Verhalten vereinfacht und dadurch wahrscheinlicher gemacht. So hat das Umweltbundesamt 2017 das Potenzial von Nudges für den Bereich des nachhaltigen Konsums mit Schwerpunkt auf ökologischem Konsum untersucht.

Was ist Prozessoptimierung?

Allgemein können wir sagen, dass Prozessoptimierung bedeutet, die Effizienz bereits bestehender Prozesse zu steigern. Diese Steigerung kann von den Mitarbeitern einer Organisation mit bestimmten Methoden (z.B. Methoden der schlanken Produktion) erreicht werden und bedingt oft einen Prozess stetiger kleiner Verbesserungsschritte in kontinuierlicher Teamarbeit.

Ohne Software ist Prozessoptimierung heute nicht mehr denkbar

„Auf der technischen Seite ist die Prozessoptimierung verwirklicht – sowohl als Konzept als auch in ersten Umsetzungen in der Realität. Produktionsanlagen steuern sich selbst, Werkstücke und Bauteile teilen mit, wie sie weiterverarbeitet werden. Automatisierungslösungen und Steuerungssysteme tauschen über Schnittstellen via Internet Daten mit Maschinen oder IT-Anwendungen aus. Werkstücke oder Bauteile verfügen über RFID-Tags, die über Produktionsablauf und Zeittakte informieren.“ (Möller, 2016) IT-Werkzeuge wie Process Mining sorgen dabei für Transparenz, analysieren Daten in Echtzeit und überwachen Datenflüsse zum Erkennen, Überwachen und Verbessern realer Prozesse (d.h. nicht angenommener Prozesse). Wissen wird aus Ereignisprotokollen extrahiert, aus Durchlaufzeiten wird ausgewertet und analysiert, welche Mitarbeiter miteinander korrespondieren. Diese Informationen ermöglichen eine nachhaltige Optimierung von Workflows und decken unerwünschte Prozesswege und Ineffizienzen auf.

Wie im vorherigen Abschnitt aufgezeigt, sind wir mit zwei Welten konfrontiert. Der Welt der standardisierten Prozesse, die von Softwareprogrammen erfasst und durchleuchtet werden und der Welt der Wissensarbeit, in der verstärkt Kreativität und Innovation gefordert sind. Als Beschäftigter im Elektrobereich sind Sie mit beiden verbunden. Auch in Ihrer Arbeitswelt sind sowohl im Handwerk als auch in der Industrie technische und logistische Prozesse verstärkt standardisiert und digitalisiert. Vielleicht machen Sie sich aber auch Gedanken, wie Sie einen Kunden oder Mitarbeiter und Kollegen durch ein Nudge zum sparsamen Umgang mit Strom bewegen können.

Wie wird Prozessoptimierung erfasst?

Die Kompetenz „Prozessoptimierung“ ist auf vier Ebenen beschrieben. Verhaltensanker für jede Ebene ermöglichen es, die jeweilige Ausprägung zu erfassen.

Vom Einsteiger zum Experten

Die Skalierung der Kompetenz „Prozessoptimierung“
Die Skalierung der Kompetenz „Prozessoptimierung“

Wie wird Prozessoptimierung entwickelt?

Für die Prozessoptimierung kommen vor allem IT-Werkzeuge zum Einsatz. Die Komplexität der Prozesse im Unternehmen ist ohne die Hilfe entsprechender Softwareprogramme, die sie erfassen und auswerten, kaum mehr beherrschbar. Diese Programme gilt es zu lernen und anzuwenden.

Managementansätze für die Prozessoptimierung

Wichtig ist aber auch der wache Blick, der Optimierungspotenziale entdeckt. Er wird durch verschiedene Managementansätze unterstützt und geschärft. Das Total-Quality-Management (TQM) von Deming ist ein umfassendes Qualitätsmanagement, das wir in der letzten Ausgabe in der Beschreibung der Kompetenz „Qualitätsmanagement“ ausführlich vorgestellt haben. Der Fokus von Lean Management liegt hingegen darauf, Verschwendung zu minimieren, Überflüssiges zu eliminieren und Prozesse so zu optimieren, dass sie perfekt ineinandergreifen. Kaizen ist ein Managementansatz, der in Japan entwickelt wurde und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen zum Ziel hat. Deshalb wird anstelle von Kaizen auch häufig der Begriff „kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)“ verwendet. Six Sigma ist ebenfalls ein Ansatz, der zum Bereich des Qualitätsmanagements gehört. Es ist eine statistische Methode, bei der durch DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve und Control) die Qualität optimiert, Kosten gesenkt und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden sollen.

Egal, für welches Modell Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass Sie systematisch und analytisch vorgehen, womit sich der Kreis zum „analytischen Denken“ schließt.

„Prozesse sind der Kleber, der ein System zusammenhält.“

Kai Yang, US-amerik. Wirtschaftswissenschaftler

Literatur

  • Böning Consult (2019): Nudge Management …, http://www.boening-consult.com/trendwort/nudge-management/
  • Freibichler, W. (2017): Nudge Management – mit kleinen Stupsern schnell zum Kulturwandel, www.changement-magazin.de
  • Möller, K.-H. (2016): Von Excel bis Reengineering-Software. Reflex Verlag GmbH, Berlin. Online-Publikation: Wirtschaft 4.0
  • Roeder, S. (2018): Porsche Consulting treibt „Nudge Management“ voran, www.stuttgarter-zeitung.de
  • Thaler, R. H.; Sunstein, C. R. (2010): Nudge: Wie man kluge Entscheidungen anstößt. Ullstein Verlag, Berlin
  • Umweltbundesamt (Hrsg.) (2017): Nudge-Ansätze beim nachhaltigen Konsum: Ermittlung und Entwicklung von Maßnahmen zum „Anstoßen“ nachhaltiger Konsummuster, Dessau-Roßlau, www.umweltbundesamt.de
  • Autorin:

    Yvonne Salazar, M.A.

    Educational Consultant

    Yvonne Salazar

    Yvonne Salazar ist international als Beraterin im Bereich Berufsbildung tätig. Ihre Arbeitsschwer­punkte sind die Einführung von Kompetenzmanagement, die Entwicklung und Anpassung von Berufs­profilen, die Qualifizierung von Lehrkräften in lernerzentrierten, interaktiven Lernmethoden sowie die Weiterentwicklung und Zertifizierung von Berufsbildungszentren.

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