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Formfrei - Prüfungen nach DIN VDE 0701-0702

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Prüfungen sind immer zu dokumentieren. - Bild
Prüfungen sind immer zu dokumentieren.

Die Betriebssicherheitsverordnung stellt es den Prüfern frei, wie sie ihre Messergebnisse dokumentieren. Nur: dokumentiert werden muss - und zwar gerichtsfest. Fragen aus der Praxis beginnen oft mit der Bitte um Auskunft darüber, "wo steht eigentlich" ...

Das ist auch der Tenor der Frage, die wir diesmal ausgesucht haben. Vereinfacht gesagt lautete sie: Wo ist festgelegt, dass man Prüfungen nach DIN VDE 0701-0702 in Papierform dokumentieren muss?

Die Frage nach der Form der Dokumentation ist in vielen Firmen noch ein Thema. Im konkreten Fall haben unsere anfragenden Leser für Großbetriebe die Messungen nach DIN VDE 0701-0702 durchgeführt. Lesen Sie unsere Antwort.

Prüfung und Dokumentation

Abb. 1: Protokoll für die Dokumentation der Wiederholungsprüfung (Prüfprotokoll zum Download: elektrofachkraft.de - Das Magazin)

Prüfprotokoll für die Wiederholungsprüfung

Jeder Auftrag zum Prüfen der Betriebsmittel ist eine Verabredung zwischen dem Prüfer/Auftragnehmer und dem Auftraggeber, dem Besitzer/Betreiber der Geräte. Insofern muss auch vereinbart werden, ob und wie die Prüfung sowie die Prüfergebnisse einschließlich der Messwerte dokumentiert werden sollen. Jeder hat darauf zu achten, dass die Dokumentation seinen jeweiligen Wünschen/Pflichten entspricht, d.h.

  • bei einer Kontrolle oder einer Reklamation den Nachweis der durchgeführten normgerechten Prüfung an dem oder den Betriebsmitteln ermöglicht und
  • den jeweilige Anwender des Betriebsmittels darüber informiert, dass an dem Betriebsmittel eine ordnungsgemäße Prüfung vorgenommen wurde und
  • hinsichtlich der Erfassung, Verarbeitung und Auswertung den Anforderungen seiner betrieblichen Organisation entspricht und mit möglichst geringem Aufwand erarbeitet wird.

Vorgaben beachten

Hinsichtlich der Form der Dokumentation sind die dazu bestehenden Vorgaben zu beachten. Dazu heißt es lediglich

  • in der Betriebssicherheitsverordnung (gesetzliche Festlegung):
    • der Arbeitgeber hat die Ergebnisse der Prüfung aufzuzeichnen
    • werden die Arbeitsmittel außerhalb des Unternehmens verwendet, ist ihnen der Nachweis über die Durchführung der Prüfung beizufügen.
  • in der VDE 0701-0702 (technische Regel, Empfehlung):
    • es wird empfohlen, die Prüfung in geeigneter Form zu dokumentieren
    • es wird empfohlen, die Messwerte aufzuzeichnen.

Auch Details dokumentieren?

Es gibt keine weiteren allgemeingültigen Vorgaben darüber, welche Form und welchen Umfang die Dokumentation haben soll. Ob und inwieweit auch Details, z.B. die einzelnen Prüfschritte, Messwerte (Anzahl!), zu notieren sind, bleibt ebenfalls offen und somit dem Betreiber des zu prüfenden Geräts bzw. dem Prüfer überlassen. Festlegungen dazu sind Sonderfällen (Landesgesetze usw.) vorbehalten.
Es gibt auch keine Vorgabe die besagt, dass eine solche Dokumentation in einer bestimmten Form, z.B. mit den üblichen Vordrucken also in „Papierform" anzufertigen ist.

Auftraggeber muss Art der Dokumentation festlegen

Abb. 2: Digital oder Papier? Hauptsache Sie dokumentieren! (Bildquelle: ChrisGorgio/iStock/Thinkstock)

Dokumentieren Sie Ihre Prüfungen

Ein Auftraggeber von Prüfaufträgen hat entsprechend der Betriebssicherheitsverordnung das ordnungsgemäße Prüfen seiner Betriebsmittel gegenüber z.B. der Berufsgenossenschaft nachzuweisen. Daher hat er festzulegen, welche Art der Dokumentation (Papierform, Software) mit welchen Angaben er benötigt. Der (externe) Prüfer sollte ihm die bei ihm übliche und hinsichtlich des Aufwands vertretbare Dokumentation anbieten und gegebenenfalls nach Ergänzungen fragen. Er könnte zudem ein Minimalprogramm vorschlagen, mit dem die oben angeführten Forderungen erfüllt werden könnten.
Ein solches Minimalprogramm ist z.B. die zusammenfassende Bestätigung der erfolgreichen Prüfung aller im Auftrag genannten Betriebsmittel auf einem entsprechenden Vordruck und das Kennzeichnen jedes der freigegebenen Betriebsmittel mit einer bestimmten Prüfmarke (Form, Farbe, Aufdruck). Indem der Prüfende

  • auf der Prüfmarke auch die Nummer des Prüfprotokolls angibt und
  • auf dem Vordruck bzw. dem Auftrag die zugeordnete Prüfmarke aufgeklebt,

wird auch die Zuordnung jedes einzelnen Geräts zu dem mit dem Vordruck dokumentierten Prüfergebnis deutlich.

Verantwortliche Elektrofachkraft trifft Entscheidung

Abb. 3: Die VEFK verantwortet die Durchführung der Prüfung inklusive Dokumentation (Bildquelle: dgdimension/iStock/Thinkstock)

Die VEFK verantwortet die Durchführung der Prüfung inklusive Dokumentation

Die Entscheidungen darüber, welche Dokumentation zu wählen ist und welche Messwerte wie aufzuzeichnen sind, trifft die verantwortliche Elektrofachkraft (für die Prüfung verantwortliche Person) des Auftraggebers. Sie hat alle in den oben genannten Festlegungen zum Ausdruck kommenden Freiheiten und ist in dieser Hinsicht gemäß Betriebssicherheitsverordnung/TRBS 1203 „weisungsfrei".
Wurden der externe Prüfer nicht nur mit der praktischen Durchführung der Prüfung sondern auch mit deren Organisation betraut, vom Auftraggeber also zu seiner „befähigten Person" bestimmt, die für das Umsetzen der Betriebssicherheitsverordnung im Unternehmen verantwortlich ist, so hat der Prüfer in diesem Fall über die genannten Fragen zu entscheiden.

Prüfprotokolle zum Download für die Dokumentation Ihrer Prüfungen finden Sie hier.

Autor: Dipl.-Ing. Klaus Bödeker, Fachautor für Prüftechnik

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