Warum hat der Tag eigentlich nur 24 Stunden? Eine mögliche Antwort: Weil 30 Stunden auch nicht genügen würden, wenn der Tag nicht geplant wird. Hetzen Sie nicht einfach von Termin zu Termin. Wohl durchdacht, ist alles viel einfacher.
Den Tag planen
Nehmen Sie sich morgens immer etwas Zeit, um Ihre Aktivitäten zu organisieren. Zehn Minuten, die sich auszahlen ‒ man muss es sich nur angewöhnen. Trinken Sie einen Kaffee oder Tee dazu, dann macht die Sache richtig Spaß.

Erstellen Sie eine Liste der anstehenden Aufgaben, und stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

• Was ist wirklich wichtig? Viele Dinge sind bei näherer Betrachtung zweitrangig.
• Was ist an feste Termine gebunden und muss deshalb heute erledigt werden? (Wartungsfristen , feste Kundenbesuche, Zahlungsziele einhalten…)
• Was können Sie delegieren? Beziehen Sie Mitarbeiter, Assistenten und Auszubildende ein.
• Was hängt mit Teamwork zusammen? Bedenken Sie, dass Ihre Entscheidungen auch Mitarbeiter und Angestellte betreffen können.
• Was können Sie weglassen (müssen Sie heute wirklich ein Aquarium für Ihre Werkstatt kaufen)?

Das tägliche ABC
Nach diesem Überblick setzen Sie Ihre Prioritäten. Notieren Sie alle Aufgaben auf einem Zettel, geordnet nach ihrer Wichtigkeit. Bewährt hat sich das „ABC-Prinzip“:

• Priorität A: Alles, was unbedingt heute erledigt werden muss.
• Priorität B: Wichtige Dinge, die aber noch ein wenig Zeit haben.
• Priorität C: Routinearbeiten (z.B. Datenpflege, Saubermachen, Ersatzteile ordnen)
• Priorität D: Aufgaben, die Sie notfalls ganz weglassen können.

Sie können die Einteilung auch anders gestalten, wenn es Ihnen besser liegt. Etwa farblich: Rot für dringende Aufgaben, usw. Schaffen Sie am besten einen Planer an für Aktivitätenlisten, Prioritäten, Zeitdauer und Zielsetzung der einzelnen Aufgaben.

Die Zeitplanung
Setzen Sie A-Aufgaben ganz nach vorne und möglichst viele B-Aufgaben. Denn die können schnell zur A-Priorität werden, wenn Sie zulange damit warten: Ein Prüftermin hat heute vielleicht noch fünf Tage Zeit, in fünf Tagen aber „brennt“ es.
Beachten Sie auch Ihre Leistungshöhen und -tiefen. Wann können Sie am besten arbeiten? Bei den meisten Menschen sinkt die Energiekurve nach dem Mittagessen und steigt erst am späten Nachmittag wieder. Legen Sie möglichst Routinearbeiten und ruhige Tätigkeiten in diese Phase. Alles, was Konzentration und Anstrengung erfordert, sollte in den Hoch-Zeiten geschehen: In der Regel ist das zwischen 9 und 12 Uhr und dann wieder zwischen 18 und 20 Uhr.

Pufferzeiten einbauen
Verplanen Sie nie Ihre gesamte Arbeitszeit, sondern reservieren Sie „Pufferzeiten“ - für unerwartete Störungen, Notfälle bei Kunden, längere Telefonate. Sonst kann sich Ihr Tagesgefüge schnell in ein Chaos verwandeln. Wenn Zwischenfälle ausbleiben: Umso besser, dann können Sie spontan B-,C- oder D-Aufgaben erledigen, die an den folgenden Tagen angefallen wären.
Karriere-Experten empfehlen eine Zeiteinteilung in drei Blöcken: 60 Prozent für geplante Arbeiten, 20 Prozent für Zwischenfälle, 20 Prozent für Pausen und private Aktivitäten.

An Entspannung denken!
Man neigt dazu, die schönen Dinge des Lebens in die Kategorie D zu verschieben. Sicher ist es manchmal sinnvoll, einen Besuch bei Freunden ausfallen zu lassen, wenn sich Termine türmen. Doch langfristig sollten diese Dinge ihren Stellenwert haben.
Gönnen Sie sich auch regelmäßige Pausen, sonst leiden Konzentration, Motivation und Ihre Gesundheit darunter. Schon fünf Minuten Auszeit pro Stunde können Wunder wirken. Außerdem sollten Sie eine Stunde täglich gezielt für Entspannung einplanen: Sauna, Massagen, Autogenes Training oder einfach Spazierengehen. Vielleicht lässt es sich sogar mit Ihrem Heimweg verbinden.

Der Feierabend
Nehmen Sie sich nach getaner Arbeit noch einmal fünf Minuten und prüfen Sie Ihren Tagesplan. Ziehen Sie Bilanz: Alles erledigt? Wenn nicht, können Sie es gleich in den Plan für den kommenden Tag übertragen. Beachten Sie auch die Gründe dafür, vielleicht fehlte es an Pufferzeiten? So können Sie das nächste Mal gleich besser planen.

Die ALPEN-Methode für Ihren Tagesplan
All diese Dinge können Sie sich am besten berücksichtigen, wenn Sie nach der ALPEN-Methode vorgehen:

• Aufgaben und Termine notieren
• Länge der Aktivitäten schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen (ABC-Plan)
• Nachkontrolle

Fazit
Zehn Minuten Planung können Ihren Alltag erheblich erleichtern. Auch wenn es zunächst nach zusätzlicher Arbeit aussieht: Gewöhnen Sie es sich an, täglich Ihre Prioritäten zu setzen. Bald läuft das wie automatisch und zahlt sich mehrfach aus: Sie profitieren durch mehr Zeit, Ruhe und Gesundheit.

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Autorin: Christine Lendt, Recherche + Text

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