Zeitmanagement
Mit Störfaktoren umgehen
Für das Zeitmanagement kursieren viele hilfreiche Formeln und Leitsätze. Allerdings müssen Sie dabei eins berücksichtigen: Die Realität. Bedenken Sie die menschlichen Schwächen und andere Zeiträuber, dann lassen sich Pläne leichter umsetzen.
Mit Störfaktoren umgehen
Stellen Sie aber zunächst Ihren Tages- oder Wochenplan auf, nach dem bewährten Schema: Die anstehenden Aufgaben auflisten und dann nach Prioritäten ordnen.
Klare Ziele setzen
Dabei ist es übrigens hilfreich, ergebnisorientiert zu formulieren. Notieren Sie also statt „Buchführung muss gemacht werden“ so etwas wie „Buchführung fertigstellen“. Das motiviert mehr, denn so haben Sie das Ziel vor Augen und nicht die Belastung.
Soweit, so gut. Doch Vorstellungen und das wahre Leben liegen manchmal weit auseinander… Der schönste Plan gerät aus den Fugen, wenn Dinge dazwischen kommen, die man darin gar nicht vorgesehen hat. Es sei denn, Sie können damit umgehen. Und das können Sie, wenn Sie unsere Tipps beachten:
Die Zeitfresser füttern
Ob Bäcker, Hausfrau oder Elektrofachkraft, jeder kennt sie. Die kleinen Pannen des Alltags, dringende Termine, die wie aus dem Nichts auftauchen und Menschen, die einem spontan ihr Herz ausschütten. Sie können Zwischenfälle (meist) nicht verhindern, also müssen Sie sich mit ihnen arrangieren. Planen Sie Pufferzeiten ein, um nicht ins Schleudern zu geraten. Und wenn Sie doch nichts und niemand aufhält? Umso besser, nun haben Sie Zeit zum Vorarbeiten gewonnen - oder Sie gönnen sich einfach mal eine extra Pause.
Eins nach dem anderen…
Napoleon konnte acht Dinge gleichzeitig erledigen, heißt es. Aber auch er wurde am Ende besiegt. Grundsätzlich gilt: Lieber immer nur eine Sache mit voller Konzentration angehen, denn Multitasking führt schneller zu Fehlern, das belegen aktuelle Studien. Und dann haben Sie noch mehr Arbeit als vorher. Machen Sie lieber eine Sache richtig als viele Dinge falsch.
Immer schön ruhig bleiben!
Auch wenn sie wichtig aussehen: Hektisch herumwirbelnde Menschen schaffen ihr Pensum nicht schneller, im Gegenteil. Wer unter Stress steht, macht eher Missgeschicke und Fehler, übersieht und vergisst eher etwas (und schadet obendrein seiner Gesundheit). Sie sind ein notorischer Hektiker? Dann probieren Sie es doch mal mit der richtigen Atemtechnik, sie kann Wunder bewirken.
Ordnung bringt Zeitvorteile
Auch Werkstatt und Firmenwagen sehen aufgeräumt besser und professioneller aus. Und die Arbeit geht leichter von der Hand, wenn Sie nicht jedes Ersatzteil zehn Minuten lang suchen müssen, nicht ständig wichtige Formulare vermissen. Egal, wo Sie arbeiten, sorgen Sie immer für klaren Tisch. Dann verzetteln Sie sich auch nicht mehr so schnell und sparen Unmengen an Zeit.
Nutzen Sie Ihre Helfer
Auf vielen Rechnern darben sie dahin, obwohl sie doch so viel mehr können als Emails senden: Computerprogramme für das Office. Microsoft Outlook zum Beispiel kann Sie an Ihre Termine erinnern. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier http://www.sifatipp.de/karriere/karrieremagazin/termine-verwalten-mit-outlook/.
A pro pos Emails: In elektronischer Post kann man ebenso ertrinken wie in herkömmlichen Briefen. Wundern Sie sich nicht, wenn das ihre Arbeit blockiert. Sorgen Sie besser auch hier für ein effektives Management .
Vielleicht lassen Sie sich sogar von einem Experten ein komplettes Verwaltungsprogramm für Ihren Betrieb maßschneidern? Mit ein wenig Programmierkunst können einfache, aber effektive Lösungen für Ihre Kundenkartei und Geschäftsabläufe erstellt werden.
Fazit
Einen Plan haben ist gut, alle Umstände berücksichtigen ist besser. Mit ein wenig Übung werden diese einfachen Tipps schnell zur Selbstverständlichkeit. Der kleine Aufwand lohnt sich, denn Sie bekommen ein Vielfaches der Zeit zurück.
Weiterführende Links
Autorin: Christine Lendt, Recherche und Text
www.recherche-text.de
