Das Thema Projektarbeit zieht sich durch die ganze Wirtschaft. Viele Unternehmen sichern sich durch Projektmanagement ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Kleine Betriebe - kleine Projekte
Doch die Methode ist nicht nur für Manager eines Dax-Konzerns interessant. Selbst im kleinsten Rahmen kann man projektbezogen arbeiten. Jeder Job lässt sich als Projekt organisieren, auch eine Dienstleistung, die Organisation einer Veranstaltung oder der Umzug einer Betriebsstätte.

So sieht kein Projekt aus
Sie haben ein Ziel, zum Beispiel die Neueinrichtung Ihrer Werkstatt. Nun können Sie einfach loslegen, alte Dinge wegwerfen, zwischendurch die Wände verputzen und hektisch ihre Mitarbeiter losschicken, um neue Geräte kaufen. Das ist allerdings kein Projektmanagement, und höchstwahrscheinlich werden Sie noch nach Wochen vor sich hinwurschteln. Die Arbeit nimmt kein Ende, ständig kommt etwas dazwischen. Am Ende haben Sie viel zu viel Geld ausgegeben und wieder einmal alles alleine gemacht.

Was ein Projekt ausmacht
Ein Projekt ist sozusagen ein „Unternehmen im Unternehmen“. Das bedeutet: Es erfordert zunächst einen Chef und ein Team. Wenn Sie einen sehr kleinen Betrieb haben, werden Sie vielleicht alle Projekte selbst leiten. Oft aber bietet es sich an, das Vorhaben zu delegieren. Ein kompetenter Mitarbeiter ist dann der Manager dieses bestimmten Angelegenheit und führt es mit dem zugewiesenen Team durch. Gemeinsam erarbeitet man Lösungen, jeder der beteiligten Mitarbeiter wird mit einbezogen. So lässt sich übrigens gut feststellen, wer in der Lage ist, langfristig mehr Verantwortung und zu übernehmen und ein Team zu leiten. 

Eckpunkte des Projektmanagements
Der Projektmanager denkt vorher darüber nach, was im Einzelnen zu tun ist und wem er welche Aufgaben übergibt. Er setzt sein (festgelegtes) Budget umsichtig ein. Vor allem gibt er einen Zeitrahmen an, in dem das klar formulierte Ziel erreicht werden soll. Gerade dieser Vorlauf ist nicht zu unterschätzen: Je genauer Sie hier sind, desto erfolgreicher wird Ihr Projekt verlaufen.

Zu einem Projekt zählen also folgende Punkte:

• ein klar gesetztes Ziel
• der Zeitrahmen
• der Einsatz von Ressourcen
• der finanzielle Rahmen

Werden Sie konkret!
Bei der Einrichtung der Werkstatt gilt es zum Beispiel zu definieren: Was ist das Ziel der Neugestaltung? Soll nur renoviert werden, sind zusätzliche Arbeitsplätze erforderlich, soll der Laden kundenfreundlicher wirken? Manchmal hat man nur das vage Gefühl „hier muss sich etwas ändern“, das muss konkretisiert werden. Dann gehen die Überlegungen weiter: Wer im Team kann welche Handwerksarbeiten übernehmen, für welche Arbeiten müssen externe Firmen beauftragt werden, welcher Kostenaufwand ist dabei angemessen?

Und da sind Sie auch schon mitten in der ersten von vier Phasen des effektiven Projektmanagements.

Die vier Phasen eines Projektes
1. Definition:        Das Ziel setzen, die grobe Rahmen- und Finanzplanung
2. Planung:        Einen genauen (Zeit-)plan erstellen, Termine festlegen usw.
3. Realisierung:    Das Vorhaben abschnittweise umsetzen.
4. Abschluss:        Bilanz ziehen, einen Projektbericht erstellen.

Bei der Planung sollten Sie immer in Abschnitten denken: Erst wenn eine Etappe komplett abgeschlossen ist, darf es weitergehen. Erst Renovieren, dann Einrichten. So bleibt die Sache übersichtlich und Fehler lassen sich besser bereinigen.

Zum Thema Zeit
Wenn Sie den Zeitrahmen festlegen, dürfen Sie eins nicht vergessen: Puffer einbauen, für den Fall, dass es nicht ganz so läuft wie geplant. Sonst gerät das gesamte Gefüge durcheinander. Dabei gilt: Je länger ein Projekt läuft, desto mehr Zeitpuffer sollten eingeplant werden. Ein Projekt, das mehrere Monate in Anspruch nimmt, kann insgesamt durchaus eine Woche an Zeitreserven brauchen.

Projekte am PC planen?
Vor allem in größeren Unternehmen und bei komplexeren Systemen bietet es sich an, Projekte mit einer speziellen Software zu planen, zum Beispiel „Microsoft Project“. Aber Vorsicht: Es ist zwar eine Arbeitshilfe, aber ein Projekt organisiert sich damit nicht von selbst. Das Wesentliche muss schon in Ihren Köpfen entstehen.

Fazit
Projektbezogenes Arbeiten kann Ihnen enorme Vorteile bringen: Sie sparen Zeit und Geld, und Ihre Mitarbeiter sind motivierter, weil sie mehr einbezogen werden. Das funktioniert aber nur, wenn Sie die Grundsätze des Projektmanagements beachten. Und denken Sie auch daran, den Abschluss ein wenig zu feiern. Freuen Sie sich mit Ihrem Team über das, was Sie gemeinsam erreicht haben.

Weiterführende Links

• Online-Fachmagazin für Projektmanagement 
• Die Testversion von Microsoft Project
  
• Kostenloser Leitfaden für Projektmanager
  

Autorin: Christine Lendt, www.recherche-text.de
Frau Lendt ist freie Jorunalistin.