Das Jahresgespräch hat sich zu einer festen Größe im Berufsleben etabliert. Konsequent wird es bislang vor allem in größeren Firmen geführt. Dabei kann selbst ein Zwei-Mann-Betrieb davon profitieren: Der rege Austausch nützt allen Beteiligten und festigt die Beziehung zwischen Vorgesetzten und Personal.

Nutzen Sie die Gelegenheit!
Während der Arbeits- und Produktionsprozesse ist selten genug Zeit für Kommunikation, Probleme und Wünsche der Beschäftigten gehen förmlich im Maschinenlärm unter, Stress und Hektik dominieren. Bei einem eigens dafür festgelegten Termin ist Zeit, um diese Dinge einmal loszuwerden. 
Nutzen Sie als Mitarbeiter auch die Gelegenheit, um Ihre eigenen Verbesserungsvorschläge für Arbeitsprozesse anbringen, zum Beispiel, wenn Sie von den Vorteilen eines neuen Prüfgeräts überzeugt sind. Sind Sie unzufrieden mit Ihrer Position? Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um über Weiterbildungsmöglichkeiten oder personelle Veränderungen zu sprechen.

So bereiten Sie sich am besten vor
Je klarer Ihre Vorstellungen sind, desto mehr können Sie beim Jahresgespräch erreichen. Wenn Sie das Bedürfnis haben, stundenlang bei Tee über noch nebulöse Fragen zu Philosophieren, nach dem Motto „Wer bin ich? Eine ElFa aus Leidenschaft? Oder könnte mir die Elternzeit mehr Erfüllung bringen?“, dann sollten Sie das besser vorher tun. Auch eine großzügig bemessene Gesprächszeit hat ihr Ende, die Dinge sollten hier schon möglichst knackig auf den Punkt gebracht werden ‒ zumal Unsicherheiten schnell unprofessionell wirken.

Die realistische Selbsteinschätzung
Vor dem Geschäftsgespräch sollte also eine umfassende Selbsteinschätzung stehen. Fragen Sie sich, wie Sie in den letzten zwölf Monaten voran gekommen sind und was Sie noch erreichen möchten. Eine Potenzialanalyse kann dazu beitragen. Sie sollten sich aber auch über die Unternehmensziele im Klaren sein und erwägen, inwieweit sie zu Ihren persönlichen Vorstellungen passen. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Vorgesetzten oder Auftraggeber.

Eine Outline anfertigen
Ein kleiner Leitfaden („Outline“) hilft, bei professionellen Gesprächen den Faden nicht zu verlieren: Halten Sie Ihre Vorstellungen in Stichworten fest, damit Sie auch an alle Punkte denken. Aber: Die Notizen sollten so konkret wie möglich sein und klare Zielvorgaben enthalten. Statt „Über das Betriebsklima sprechen“ also besser „Die Missverständnisse mit EuP Andreas M. ansprechen, Form der Zusammenarbeit klären“. 

Kommunikation bedeutet: Austausch
Die goldenen Regeln der Kommunikation sind maßgeblich für den positiven Verlauf des Gesprächs. Zahlreiche Ratgeber beschäftigen sich mit diesem Thema, im Kern geht es vor allem darum: Kommunikation ist nur effektiv und erfüllend, wenn die Beteiligten sich tatsächlich austauschen und ernst nehmen.

Hier fünf Grundsätze zur Erinnerung:

1. Halten Sie Blickkontakt mit Ihrem Gesprächspartner. Dadurch zeigen Sie Ihr Interesse.
2. Hören Sie aufmerksam zu und bestätigen Sie das durch Rückmeldungen („Ja, das sehe ich auch so“, „Das erstaunt mich“…) und Gesten wie Kopfnicken etc.
3. Regelmäßige Rückfragen sorgen für mehr Klarheit („Warum haben Sie die Maßnahme ergriffen?“, „Welche Auswirkung hatte das Problem?“…)
4. Fassen Sie zwischendurch zusammen, was Ihr Gegenüber gesagt hat („Sie wollen also die Produktionsabläufe optimieren, indem…“)
5. Formulieren Sie Ihre eigenen Anliegen so präzise wie möglich, vermeiden Sie lange Monologe.

Das Gesprächsprotokoll
Über das Geschäftsgespräch wird Protokoll geführt, damit auch am Ende des Jahres noch ersichtlich ist, was besprochen und vereinbart wurde. Es dokumentiert auch die Entwicklung im Unternehmen und dient als Grundlage für das nächste Jahresgespräch: Was haben wir in den letzten zwölf Monaten erreicht? Was hat sich inzwischen geändert? Jeder Mitarbeiter sollte eine Kopie des Protokolls erhalten.

Fazit
Das Jahresgespräch liefert Vorgesetzten und Mitarbeitern ein wertvolles Feedback und kann dazu beitragen, (Unternehmens)ziele besser zu erreichen. Damit es mehr ist als „Kaffeetrinken mit dem Chef“ spielt die Art der Vorbereitung und Kommunikation jedoch eine entscheidende Rolle.

Autorin: Christine Lendt, freie Journalistin, www.recherche-text.de

Mehr Artikel zum Thema Elfa, EuP.